Überblick über Eiswaffeln behalten

Eine Eiswaffel mit leckeren Eiskugeln ist der Inbegriff des Sommers. Und wenn das Eis innerhalb der letzten 24 Stunden zubereitet wurde, schmeckt der Sommer noch besser.

Frisch zubereitetes italienisches Eis war der Weg zum Erfolg für die dänische Franchisekette ParadIS. Mit dem rapiden Wachstum ergaben sich jedoch auch große Probleme, weil die Geschäfte untereinander uneinheitliche und unregelmäßige Abrechnungsverfahren verwendeten.

Mit dem Online-Buchhaltungssystem e-conomic ist ParadIS immer über die Rentabilität aller 23 Geschäfte und die entsprechenden Vergleichszahlen informiert.

Das erste ParadIS-Eisgeschäft wurde in Dänemark im Jahr 2000 eröffnet. Seitdem ist ParadIS zu einer Franchisekette mit 23 Geschäften im ganzen Land angewachsen.

Innerhalb von nur zwei Jahren hat ParadIS 14 neue Geschäfte eröffnet, und das Management von ParadIS möchte auch in andere Länder expandieren.

„Wir haben über 250 Mitarbeiter und eine sehr hohe Wachstumsrate. Unser langfristiges Ziel ist daher der internationale Markt.

Einer der Vorteile einer Franchisekette besteht darin, dass jedes Geschäft vor Ort gemanagt und unabhängig geführt wird. Wir mischen uns nicht in das Tagesgeschäft ein.

Unser Überleben hängt jedoch vollständig von der Rentabilität unserer Geschäfte ab. Daher müssen wir in der Lage sein, Geschäfte mit Effizienzproblemen sofort zu unterstützen“, so Jørgen Bjerre, Mitbegründer von ParadIS.

Wichtigkeit der Standardisierung

Trotzdem hatte ParadIs bis vor einigen Monaten keinen Überblick über die Rentabilität der einzelnen Geschäfte.

"Die schnell ansteigende Zahl neuer Geschäftsstellen führte zu einem unstrukturierten Management der Finanzen. Da jedes Geschäft mit einem anderem ERP System und anderen Methoden arbeitete, waren mehr und mehr Ressourcen notwendig um die Übersicht über die finanzielle Situation zu behalten.

Wir entschieden, monatliche Berichte einzuführen und dass jede Geschäftsstelle dieselbe Buchhaltungssoftware benutzen sollte. Andernfalls wären wir nicht in der Lage die Geschäfte miteinander zu vergleichen.", sagt er.

Hoher Abrechnungsaufwand

Ein weiterer Grund für die Standardisierung der Finanzverwaltungssysteme war der komplexe Betrieb eines ParadIS-Geschäfts. Das Eis wird in jedem Geschäft täglich zubereitet und ist daher immer frisch und weist den bestmöglichen Geschmack auf.

Für die Zubereitung von Eis ist eine lange Liste von Zutaten erforderlich, und der Einkauf von Milch allein sorgt in jedem Geschäft für vier Rechnungen pro Woche. Für alle 23 Geschäfte zusammen ergeben sich nur für Milchlieferungen somit 350 Rechnungen pro Monat.

„Jedes Geschäft begleicht ca. 50 Rechnungen pro Monat. Und da die Geschäfte meist von nur einer Person geführt und gemanagt werden, die vor allem im Sommer mit dem Bedienen von Kunden beschäftigt ist, kommt die Abrechnung häufig erst an zweiter Stelle“, erläutert Bjerre.

Hohe Flexibilität durch die Verwendung von Online-Software

„Wir haben nach einem System gesucht, das auch für Personen ohne Buchhaltungserfahrung einfach zu verwenden und von jedem Ort aus und zu jeder Zeit verfügbar ist. Wir haben uns für e-conomic entschieden, da die Software flexibel und online zugänglich ist und abonniert werden kann, was für ein sich ständig wandelndes Unternehmen wie unseres sehr wichtig ist.

Ein Beispiel für unsere erzielten Fortschritte ist ein einheitlicher Kontenplan, der an alle 23 Geschäfte verteilt wird und bei einer weiteren Expansion auf einfache Weise erweitert werden kann“, so Bjerre.

Mit e-conomic haben unsere externen Steuerberater und Prüfer kostenlosen Zugang zum System. Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die automatischen Upgrades, die langfristig häufig einen hohen Kostenaufwand bedeuten. Bei e-conomic sind Upgrades jedoch in der monatlichen Abonnementgebühr von USD 25 enthalten, die von jedem Geschäft bezahlt wird.“

Automatische Buchhaltung

Zukünftig werden regelmäßig auftretende Rechnungen für jedes Geschäft automatisch verarbeitet, um Zeit zu sparen. „Wir können Dateien, auch Rechnungen, automatisch in e-conomic importieren. So werden die Rechnungen automatisch den richtigen Konten zugeordnet. Jedes Geschäft muss also nicht mehr 25 einzelne Rechnungen für Milch verarbeiten, sondern diese werden zusammen in einer Datei importiert und nur einmal erfasst“, erläutert Bjerre.

Im nächsten Schritt werden wir e-conomic auch in andere Geschäftssysteme von ParadIS Danmark integrieren, z. B. für Gehaltsabrechnung, Vertrieb, Einkauf usw.

Effiziente und umweltfreundliche Finanzverwaltungsverfahren

„Als Leiter der Finanzabteilung bei ParadIS habe ich im Laufe der Jahre schon mit vielen verschiedenen Buchhaltungssystemen gearbeitet. e-conomic hat sich für unsere Anforderungen als das am besten geeignete System erwiesen. Wir haben viele Benutzer, die auf das System zugreifen, und in unserer Hauptniederlassung haben wir jetzt einen hervorragenden Überblick über die monatlichen Abläufe in den einzelnen Geschäften“, so Bjerre.

„Ein weiterer wichtiger Vorteil von e-conomic ist, dass es sich dabei um die ressourcenschonendste Art der Buchhaltung handelt.

Wir müssen keinen unabhängigen Server einrichten und aktuell halten, und unsere Reisekosten verringern sich, weil Prüfer und Steuerberater für ihre Arbeit nicht mehr vor Ort sein müssen, sondern sich von ihren eigenen Büros aus anmelden können.

Dies ist uns wichtig, weil wir an Corporate Social Responsibility glauben und immer nach Wegen suchen, möglichst umweltfreundlich zu wirtschaften“, fügt Bjerre hinzu.

Was die Ausnutzung des internationalen Expansionspotenzials von ParadIS angeht, setzt Jørgen Bjerre in Bezug auf einen einfachen und reibungslosen Ablauf auf die Unterstützung durch e-conomic. „Das System ist in vielen Sprachen verfügbar und kann auch in anderen Ländern als Franchisegeschäft betrieben werden.

Außerdem ist die Integration in andere Systeme möglich, sodass sichergestellt ist, dass weltweit eine effiziente und kostengünstige Buchhaltung erfolgt.“

FAKTEN:
Problemstellungen

Uneinheitliche Buchhaltungsverfahren und Halbjahresberichte führten zu einem unzureichenden Überblick über die Geschäftsabläufe durch das Management in der Unternehmenszentrale Die tägliche Eisherstellung in allen Geschäften führte zu einer hohen Zahl an Rechnungen und somit zu zeitaufwändigen Administrationsaufgaben

Lösung

• e-conomic – Online-Buchhaltungssystem
• Webbasierte Buchhaltung, Archivierung und elektronische Rechnungsstellung
• Kostenloser Zugriff auf das System für externe Steuerberater und Prüfer
• Zugriff von jedem PC mit Internetverbindung, ideal für unterwegs oder Franchisegeschäfte an jedem beliebigen Ort
• Updates und Support kostenlos
• Kostengünstiges Monatsabonnement – USD 25 monatlich pro Franchisegeschäft

Ergebnis

• Einheitliche Buchhaltung für Hauptniederlassung und Geschäfte
• Transparente Buchhaltungsverfahren verschaffen ParadIS Danmark einen schnellen Überblick über Umsatz und Abläufe in den einzelnen Geschäften
• Automatische Erfassung von Rechnungen usw.
• Schnelle Erstellung von Statistiken, Berichten und Benchmarking-Ergebnissen pro Monat
• Einfache Integration in andere Geschäftssysteme
• Reibungslosere Zusammenarbeit zwischen ParadIS Danmark und zukünftigen Geschäften in anderen Ländern
• Kostengünstige Lösung – besonders in Bezug auf ständige kostenlose Updates
• Ressourcenschonendes Buchhaltungssystem, z. B. in Bezug auf Server- und Reisekosten
  Jørgen Bjerre
  ParadIS
  

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  +45 3535 7902
  info@paradis-is.dk
  www.paradis-icecream.com
  Franchiseunternehmen mit Schwerpunkt auf hochwertigem Speiseeis
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