Belege, die noch nicht „ausgeglichen“ sind
Offene Posten sind der Teil der Belege, die bis dato oder Bilanzstichtag noch nicht „ausgeglichen“ sind. Hierzu gehören die Lieferanten- und Kundenrechnungen, die noch nicht bezahlt sind.
Die Offenen-Posten-Buchhaltung ist eine Nebenbuchhaltung, bei der die „Personenkonten“ einzeln mit den jeweiligen Belegsummen und Belegnummern erfasst werden und bei Bezahlung oder Verrechnung ausgeglichen werden.
Das jeweilige Personenkonto (
Kreditor- oder
Debitorkonto) enthält immer nur die aktiven Posten (Belege).
Die Einzelposten werden nach Ausgleich im Konto gelöscht, der
Umsatz bleibt in der Kontosumme jedoch erhalten. Daraus leitet sich auch ab, dass es sich um eine kontenlose Buchhaltung (Open Item System) bzw. eine kontenblattlose Buchführung handelt (Ledgerless Accounting).
Nach Ausgleich werden die Belege in der Ausgeglichenen-Posten-Buchhaltung in der gleichen Ordnung abgelegt.
Ordnungsmäßigkeitsvoraussetzung ist eine chronologische Belegkopieablage zur Erfüllung der Grundbuchfunktion, Übernahme der täglichen Rechnungssummen in die Debitoren-, Kreditoren- und Sachkonten (Hauptbuchfunktion)
Darüberhinaus eine regelmäßige Abstimmung der offenen Posten mit den Personenkonten und Aufbewahrung der chronologisch geordneten Belegkopien der ausgeglichenen Posten für zehn Jahre.