GDPdU - Was ist das?

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Vorschriften zur Aufbewahrung von digital gespeicherten Daten und zur Mitwirkungspflicht Steuerpflichtiger bei externen Betriebsprüfungen.

Unternehmen müssen Rechenschaft über ihre finanziellen Transaktionen, ihre Situation und ihre Geschäfte bei externen Stellen ablegen. Damit ein Unternehmen kontrollierbar bleibt, müssen wichtige Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.

Jeder Kaufmann unterliegt der Aufbewahrungspflicht. Teilweise können Dokumente auch auf digitalen Datenträgern gespeichert werden.

Bei den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen handelt es sich um eine Anweisung des Bundesfinanzministeriums, die sich auf die digitale Aufbewahrung prüfungsrelevanter Unterlagen bezieht.

Das Bundesfinanzministerium konkretisierte in den GDPdU relevante Rechtsnormen bezüglich der Abgabenordnung, sowie dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Rechnungen, Buchungsbelegen und Buchhaltungen.

Anforderungen

Bezüglich der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen müssen nach den GDPdU bestimmte Anforderungen zur Aufbewahrung von Rechnungen erfüllt sein. So müssen Rechnungen eine qualifizierte digitale Signatur tragen, der Empfänger sollte diese Signatur bezüglich der Vollständigkeit der Daten und Signaturberechtigung prüfen und das Resultat festhalten.

Die Rechnungen müssen vom Empfänger so gespeichert werden, dass keine Änderungen mehr vorgenommen werden können. Desweiteren muss er sicherstellen, dass die Archivierungs-, Übertragungs- und Konvertierungssysteme den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS entsprechen.

Mitwirkungspflicht bei Betriebsprüfungen

Wenn bei einer Betriebsprüfung auf Daten zugegriffen werden muss, die digital gespeichert sind, kann der externe Prüfer wählen auf welche Art er die Daten einsehen möchte.

Er kann sich zwischen dem unmittelbaren Lesezugriff, dem mittelbaren Zugriff über Auswertungen oder der Übertragung der Daten in andere Formate entscheiden.

Der Betriebsprüfer hat jedoch nicht das Recht einen eigene Software auf die Systeme des Geprüften zu spielen.

Für die Datenträgerüberlassung hat das Bundesfinanzministerium mittlerweile einen Standard, bzw. Empfehlung, festgelegt. Die Daten werden von einer Prüfersoftware eingelesen.

Verletzung dieser Anforderung

Diese Vorschriften müssen eingehalten werden und sind Voraussetzung um elektronische Bücher anlegen zu können und um diese und weitere Unterlagen auch ins Ausland verlagern zu können.

Werden die GDPdU verletzt, kann ein Strafgeld von EUR 2,500 bis EUR 250,000 eingefordert werden. Dies gilt seit dem 20. Dezember 2008 und steht in §146 Abs. 2b der Abgabenordnung.