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Das Handelsgesetzbuch verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung

Aufbewahrungsfristen und Grundsätze

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben aber alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen. Nach Steuerrecht gilt die Aufbewahrungsfrist von:

10 Jahren für:

  • Handelsbücher/Bücher, Inventare
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte
  • die Eröffnungsbilanz
  • Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte
6 Jahren für:

  • empfangene Handels-/Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- / Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

(Sofern Handelsbriefe zugleich Buchungsbelege sind (Rechnungen, Gutschriften) gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist).

Laut GoBS (Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchungssysteme) müssen nachstehende rechtliche Grundlagen erfüllt sein:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Der VOI (Verband für Organisations- und Informationssysteme e.V.) nennt folgende Anforderungen an ein elektronisches Archiv:

  • Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden
  • Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein
  • Es muss genau das Dokument wieder gefunden werden, das gesucht worden ist. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können
  • Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können Jedes Dokument muss zeitnah wieder gefunden werden können
  • Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken,sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist
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